La centralita VoIP se diferencia del resto principalmente en que utiliza el canal de Internet para establecer las conexiones telefónicas. Al utilizar Internet para efectuar y recibir llamadas, el coste de la factura será menor. Las empresas con presencia o clientes internacionales pueden utilizar números de otros países con su centralita virtual. Todas las centralitas incluyen la transferencia de llamada entre extensiones y algunas centralitas más avanzadas permiten también transferir llamadas a números móviles y fijos que no pertenecen a la centralita. Son centralitas pensadas para un sólo usuario, el autónomo, que utiliza la línea móvil para atender a sus clientes y quiere mejorar la imagen cuando le llaman para cerrar más ventas.

Por otro lado, cada vez que un trabajador llama por teléfono lo habitual es que lo haga desde el número de cabecera de la empresa. Esta opción suele varias por departamentos y también es común que ciertos trabajadores cuenten con número propio. Consiste en pasar una llamada en curso a otro compañero para que siga con ella.

Igualmente, posibilitan el hacer llamadas salientes a destinos nacionales e internacionales a precios muy bajos en comparación a la telefonía tradicional. Esta funcionalidad es muy útil para poder dar importancia a determinados números dentro de nuestra centralita telefónica. A través de la elaboración de una lista de números VIP, podemos crear un filtro al comienzo de la llamada por el que se le dará un tratamiento distinto al del resto de llamadas regulares. De esta manera, podemos conseguir que los números que figuren en la lista VIP no escuchen locuciones, o no tengan que pasar por el menú de opciones agilizando su llamada; incluso que se rijan por un horario de atención distinto al comercial.

Como la centralita está alojada en la nube da línea a las extensiones de la empresa a través de Internet. Por ello cada extensión, ya sea en un teléfono IP o en un programa, se conecta a la centralita a través de Internet. Cuando una persona llama a la empresa escucha una locución con distintas opciones para elegir con quién quiere hablar. La llamada se enviará a un departamento / extensión u otro dependiendo de la opción que ha escogido. Con la centralita mejoras la imagen en cada llamada mediante la reproducción automática de locuciones de bienvenida.

Existen excepciones en cuanto a la conexión a Internet porque también existen centralitas móviles donde los propios móviles son las extensiones y reciben las llamadas de la centralita. Al utilizar Internet para realizar las llamadas, el coste dela factura de teléfono es mucho menor y la instalación y el mantenimiento de las centralitas IP es mucho más barato y sencillo. Integración con la telefonía móvil, acceso a internet, servicio de PBX virtual y demás servicios de valor añadido. Al no precisar de equipos especiales para su funcionamiento, la centralita virtual tiene fácil implantación en cualquier negocio, pero sobre todo es económica. Es la opción preferida por los usuarios, a través de un teléfono principal ubicado en la nube las llamadas son desviadas al resto de líneas fijas y móviles. Una centralita virtual puede funcionar por VoIP (llamadas a través de Internet) o a través de las líneas que se tengan contratadas cuyos números están ubicados en la nube.