Las centralitas ofrecen una verdadera experiencia de trabajo remoto al trabajador con internet, y ve cómo incrementa su productividad con funcionalidades avanzadas como call center, videoconferencia y más. El menú de opciones se trata de una de las funcionalidades más características de la centralita telefónica. Esta herramienta ayuda al llamante y a la empresa que recibe las llamadas, ya que permite distribuir las llamadas entre los diferentes departamentos y extensiones de la forma más adecuada y eficiente. Al igual que sucede con las locuciones de ocupado, la locución de fuera de horario informa al llamante cuando contacta con la centralita telefónica fuera de las horas de trabajo. En muchos negocios se cree en la necesidad de ofrecer un canal de contacto abierto en la centralita telefónica 24 horas 7 días a la semana.

La centralita virtual permite crear horarios para que el sistema telefónico se adapte a la jornada laboral de la empresa. Cuando alguien llama dentro de horario lo habitual es mostrar el mensaje de bienvenida y que las llamadas se envíen a los trabajadores. Al contrario, si llaman fuera del horario laboral se muestra una locución distinta en la que se explica el horario y otros métodos de contacto. Una centralita virtual es la alternativa más competitiva a las tecnologías obsoletas. Simplemente con en el ahorro en inversión en equipos, su mantenimiento y coste por obsolescencia, el precio de la centralita virtual será sensiblemente inferior.

Además de unificar todo el sistema suelen suponer un gran ahorro económico porque se evitan duplicidades y las llamadas internas son gratuitas. Además, ofrecen un soporte único global y control total mediante paneles de control avanzados. Una centralita IP o IP PBX sólo se compone de un un elemento físico que es el encargado de la gestión de entradas y salidas de las llamadas.

Tanto si se deja mensaje o no, el email se mandará, especificando el número que ha llamado y no ha sido atendido, así como la hora en que lo hizo y a qué extensión se dirigió. En el caso de que el llamante sí decida dejar un mensaje de voz, el email que se remita con la anterior información además vendrá con un archivo Mp3 adjunto con la grabación del mensaje que ha dejado el llamante. También es frecuente que algunas empresas utilicen horarios asimétricos en según qué departamentos de la centralita telefónica. Por ejemplo, imaginemos que en la opción 1 está contabilidad, pero su horario de trabajo solo es de mañana. Por el contrario, la opción 2 que es administración tiene horario de mañana y de tarde. Los horarios suelen segmentar la entrada de llamadas en varios tramos, especialmente si la empresa tiene un horario partido de mañana y tarde.

Con la mayoría de centralitas virtuales se pueden contratar números de teléfono de otros países. Es una práctica muy habitual cuando se opera fuera de España para generar confianza y facilitar los contactos telefónicos. Cada trabajador de la empresa cuenta con extensión propia, que es un número corto, y le permitirá recibir y emitir llamada.

Desde las líneas telefónicas de la empresa se pueden desviar cada una de las llamadas a las "extensiones" habilitadas, además de poner llamadas en espera, grabar mensajes con horarios de apertura, buzón de voz, entre otras. Las centralitas telefónicas suelen utilizarse en plataformas de atención al cliente, ventas, proveedores o cualquier otra comunicación externa de la empresa. Además de menores tarifas de licencias, las empresas también ahorran en costos adicionales como mantenimiento y soporte, gracias a una menor necesidad de hardware on-premise. Todo lo que se requiere para usar y administrar un sistema telefónico VOIP es una conexión activa a internet, convirtiéndola en la mejor solución para grandes y pequeñas empresas por igual. Una pasarela VoIP conecta directamente el PBX a una red PSTN para que pueda continuar haciendo y respondiendo llamadas desde líneas telefónicas analógicas. Esto se puede utilizar para empresas que están en proceso de hacer el cambio a VoIP.

Analizando cada una de las alternativas, la centralita telefónica física sería la única que no permite un cambio de tamaño, o por lo menos económico. Cuando se adquiere una centralita física el tamaño de las extensiones máxima que esta podrá tener viene determinado. En el caso de que el número de empleados aumentase, se debería comprar una nueva, con los consiguientes gastos de adquisición y además, se debería desechar la actual, que podría no estar amortizada.